Say Tomorrow

Structurer son entreprise pour franchir un palier

Les étapes à franchir pour passer d'une organisation empirique à une structure efficace

Votre petite entreprise ne connaît pas la crise ? Pourtant, alors que l’activité ne cesse de croître, votre organisation actuelle menace le développement de votre structure. Dossiers clients en doublon, consolidation chronophage des données commerciales, manque de visibilité sur la rentabilité, accueil inégal des nouveaux collaborateurs, outils inadaptés… L’organisation ultra-agile qui avait fait votre succès au démarrage de l’activité ne semble plus en phase avec vos nouveaux besoins… Par où commencer pour mettre de l’ordre dans son organisation interne ?

Le grand ménage de printemps

Faire place nette pour une meilleure vision

Les adeptes du rangement et les fans de Marie Kondo ne me contrediront pas : généralement, il est plus agréable et plus facile de travailler dans un environnement net et bien ordonné. Cela vaut pour la partie visible (le bureau recouvert par les piles de dossiers, on en parle ?) mais également pour la partie immergée de l’iceberg : l’organisation interne.
 
Pour faire place nette, la première astuce consiste à tout mettre à plat pour tout réorganiser. C’est l’objectif du  plan stratégique. Il permet de se réinterroger sur ses ambitions et objectifs à moyen/long terme et de centraliser dans un document unique l’ensemble des actions à mener pour se rapprocher de ses rêves. C’est d’ailleurs souvent à cette étape que l’on peut mettre des mots sur les dysfonctionnements organisationnels identifiés au fil de l’eau et prendre conscience de l’interdépendance de certains d’entre eux !
 
Comment vous voyez-vous dans 3 à 5 ans ? Il est parfois bon d’arrêter la course du temps pour s’interroger sur nos rêves et nos objectifs et mettre des mots sur notre vision
Ce plan de développement a également une autre utilité primordiale : il va permettre de clarifier les indicateurs à suivre pour s’assurer de l’atteinte de nos objectifs. Ce sont ces indicateurs de performance qui serviront ensuite à construire des tableaux de bords efficaces et concis ! Mieux vaut suivre 5 indicateurs concrets qui mesurent réellement notre avancement plutôt de s’obstiner à faire remplir une trame idéale par des collaborateurs exsangues. Un bon tableau de bord est un avant tout un tableau de bord facile à remplir !
 

Réajuster le tir et réparer les erreurs

Une fois les dysfonctionnements identifiés, il s’agit ensuite de prioriser les dysfonctionnements à régler en comparant l’impact du dysfonctionnement sur votre activité (perte de temps, erreurs commerciales, mauvaise ambiance…) au coût de sa résolution (achat d’un nouvel outil, mise en place d’un processus, embauche…). N’hésitez pas à faire participer vos équipes : elles vous aideront à mieux cerner les conséquences des dysfonctionnements identifiés et à faire émerger des propositions de solutions/outils permettant d’y répondre ! Vive l’intelligence collective !
 
Une fois ce travail effectué, vous pourrez ainsi segmenter chaque « gros » problème en liste d’actions et de tâches à mener pour le résoudre : identifier des prestataires spécialisés, tester des outils, faire établir des devis, organiser un atelier interne… Chacune de ces tâches pourra être attribuée à un responsable (ou une équipe) qui vous aideront ainsi à avancer dans votre stratégie.
 
Chaque action concrète réalisée vous rapproche de votre vision
Enfin, une fois ces dysfonctionnements en voie de résolution, il ne reste plus qu’une étape, la cerise sur le gâteau : la formalisation et l’automatisation des processus récurrents. Et oui ! Pourquoi former mille fois une personne alors qu’il est possible de former une fois mille personnes en écrivant une bonne fois pour toutes vos principaux processus ? Et mieux encore ! Si certains processus sont répétitifs et chronophages (envoyer une newsletter mensuelle à vos prospects puis les relancer par exemple ?), pourquoi ne pas se tourner vers des outils qui vous permettront d’automatiser ces tâches ? Les plateformes d’inbound marketing sont devenus bien plus accessibles qu’il y a 5 ou 10 ans et permettent de personnaliser finement vos actions de masse en fonction de scénarios pré-établis.

Et les collaborateurs dans tout ça ?

Le temps des mises à jour

Pour l’instant, nous avons beaucoup parlé d’organisation pratique, mais une entreprise, c’est avant tout des êtres humains. C’est Laura, qui n’est pas à l’aise avec le nouvel outil commercial et qui a besoin que quelqu’un lui explique de vive voix le processus écrit. C’est Antoine qui ne changera ses méthodes de travail que s’il y croît vraiment. C’est Véronique qui rêve de se former à l’anglais. Là aussi, la structuration des relations interpersonnelles peut avoir un grand rôle à jouer dans le développement de l’entreprise.
 
Tout d’abord, en clarifiant les rôles et missions de chacun. Se structurer, c’est aussi prendre le temps de revoir les fiches de poste des collaborateurs, de les remettre à jour, de discuter de leurs envies de formation pour trouver des axes de motivation. C’est également l’occasion pour vous de comparer les compétences actuelles de vos équipes avec les besoins réels de votre entreprise. Y a t-il des compétences manquantes ? Y a t-il des compétences trop fragiles ne reposant que sur une seule et unique personne ? Ce delta entre compétences réelles et besoins en compétences vous permettra de construire un plan de recrutement et de formation sur-mesure adapté à la croissance et au développement de votre entreprise.
 
Vos objectifs évoluent. Les attentes et les compétences de vos équipes également !
Deuxième étape : instaurer l’équité dans l’entreprise. Etes-vous juste avec vos collaborateurs ? Les mêmes règles s’appliquent-elles pour tous ? Non ? Il est peut-être temps de revoir le cadre de travail (absence, télétravail, augmentations…) et de le formaliser pour offrir davantage de transparence à vos équipes. D’autre part, les règles seront ainsi plus faciles à appréhender pour les nouveaux arrivants. Pour aller plus loin, vous pouvez d’ailleurs envisager la rédaction d’un livret d’accueil. Véritable bible du nouvel arrivant, ce petit guide comporte généralement les informations incontournables pour une adaptation réussie : culture et valeurs de l’entreprise, organigramme, présentation des principales ressources disponibles (logiciels métiers, organisation documentaire….) mais aussi des informations pratiques sur le travail (horaires, congés, absences…)… et ses à-côtés (restaurants et clubs de sport à proximité, séminaires et événements annuels récurrents …).
 
Gagnez du temps en formalisant les informations administratives récurrentes et consacrez plus de temps d’échange à vos nouveaux collaborateurs
Pourquoi ne pas en profiter pour faire également un bon coup de ménage dans vos réunions actuelles ? Lesquelles sont vraiment utiles ? Avez-vous tendance à organiser des réunions fleuves qui dérivent sur des dizaines de sujets et durent toute l’après-midi ? Voici quelques conseils pour améliorer leur efficacité : limitez à un seul et unique objectif chacun de vos réunions et communiquer dessus auprès de vos équipes – et fournissez si possible en amont une trame ou un plan des points à aborder qui se terminera obligatoirement par un plan d’actions s’il s’agit d’une réunion opérationnelle. Limitez la durée des réunions (1h max, au delà, ce n’est plus une réunion mais un atelier de travail) et désignez une personne garante du temps (le « gardien du temps »). N’invitez que les collaborateurs indispensables et bien sûr, notez tous les points clés dans un compte-rendu !

 

Un nécessaire accompagnement au changement

Evidemment, toutes ces bonnes idées ne seraient rien sans un suivi de leur application au quotidien. Pour cela, avez-vous pensé à structurer votre suivi managérial ? À quelle fréquence vous (ou vos managers) échangez-vous avec les équipes ? Avez-vous réfléchi à une trame de questions qui vous permette de récolter de l’information sur l’activité opérationnelle mais également de prendre le pouls de vos collaborateurs ? En organisant votre management de proximité, vous vous assurez d’offrir à vos équipes un suivi adapté et complet. De plus, il s’agit d’un moyen particulièrement efficace pour détecter les signaux faibles (mécontentements, fatigue passagère, démotivation…) et adapter votre management en conséquence.
Le temps passé à échangé avec les équipes n’est jamais perdu. Il est la clé d’une organisation structurée.
L’accompagnement au changement passe également par une communication plus fluide et plus régulière. Afin de mettre du liant, il est important de partager régulièrement avec ses équipes la stratégie et les objectifs de l’entreprise. Cela permet notamment à chacun de donner du sens à son activité du quotidien. Il peut être également intéressant de communiquer de manière plus transparente sur la situation commerciale de l’entreprise. Sans assommer toute l’équipe avec des chiffres précis et des statistiques, savoir que son travail a un impact direct sur l’activité d’ensemble contribue à générer de la solidarité entre les différentes fonctions et permet de dissiper les inquiétudes ou rumeurs infondées. N’hésitez pas non plus à donner davantage d’information en off à ceux qui en ont le plus besoin. Les discussions informelles autour de la machine à café, en plus d’être conviviales, sont vitales à la bonne marche de l’entreprise ! 
La machine à café reste un lieu de sociabilisation fort au sein de l’entreprise
Et oui ! Pas question de sacrifier les relations humaines sur l’autel de la productivité ! Le bien-être au travail est plus important que ce qui n’y paraît ! La structuration d’une entreprise peut être vécue comme un véritable bouleversement par certains collaborateurs, comme une déshumanisation ou encore volonté de renforcer le contrôle sur les équipes. Lors de cette étape de vie de votre structure, il est donc plus essentiel que jamais de partager des moments conviviaux de qualité avec vos collaborateurs ! On pense souvent qu’un séminaire annuel suffit à galvaniser les troupes mais les petits rituels du quotidien permettent de créer et consolider une véritable culture d’entreprise : les croissants du lundi matin, les jeudi pizzas, l’apéro du vendredi… À vous d’inventer les vôtres ! Et si vous manquez d’idées, interrogez vos collaborateurs, vous pourriez être surpris !
Déborah Joncour

Déborah Joncour

Consultante stratégie & marketing

Hey !

Vous souhaitez être tenu au courant de tous les nouveaux articles ?

Abonnez-vous à notre newsletter et suivez-nous sur les réseaux sociaux !

Inscrivez-vous à notre newsletter