Conseil structuration & RH

Optimiser ses processus de gestion et son recrutement

L'association Alysé pilote 2 crèches associatives à Lyon.
Say Tomorrow l'a accompagné dans la mise à plat de ses processus de gestion et dans la définition de ses besoins en recrutement administratifs.

Le contexte

Comment repenser sa gestion administrative et optimiser son recrutement ?

L’association Alysé, créée en 1999, gère deux EAJE (Etablissements d’Accueil des Jeunes Enfants) à Lyon. Les 2 crèches accueillent au total près de 50 enfants et une trentaine de salariés. Chaque établissement est dirigé par une Directrice. Pendant des années, les équipes d’administration (Conseil d’administration & Bureau) et les équipes opérationnelles (Directrices d’établissement) sont resté les mêmes. Or, depuis quelques mois, de grands bouleversements ont été opérés, tant du côté des organes d’administration que des équipes opérationnelles. 

enfant avec cubes

Suite à une vague de renouvellement des équipes d’administration et des équipes dirigeantes des établissements, l’association Alysé s’interroge. Comment optimiser les échanges entre les différents organes d’administration (Conseil d’Administration, Bureau) et les crèches ? Comment modéliser des processus qui survivent aux arrivées et départs des membres de l’association et des collaborateurs des crèches ? Quels sont les dysfonctionnements et les points d’optimisation ? Doit-on remplacer les postes opérationnels à l’identique ? Faut-il remplacer l’Assistante administrative et comptable ? Les outils et processus actuels sont-ils encore performants ?

Notre intervention

Un audit des processus de gestion et une aide au recrutement

Un audit des pratiques révélant plusieurs leviers d'optimisation

Dans un premier temps, nous interviewons l’ensemble des parties-prenantes de l’association Alysé : membres du Conseil d’administration et du Bureau, anciennes et nouvelles directrices d’EAJE, cabinet comptable… Le croisement des points de vue permet d’identifier plusieurs typologies de dysfonctionnement, allant au delà de la lettre de mission initiale :

  • la gestion “familiale” et l’exceptionnelle longévité des précédentes équipes en place a flouté les rôles et missions de chacun. Chaque personnalité à créer un poste “sur-mesure” au fil du temps, rendant complexe son remplacement
  •  les processus et outils de gestion, bien que fonctionnels, méritent une remise à jour afin de gagner en productivité mais aussi et surtout en visibilité. Le nouveau Bureau, composé de salariés en poste, n’a plus du tout le même profil que le précédent, qui était composé d’administrateurs retraités qui pouvaient passer du temps dans les établissements afin de comprendre les données financières et de gestion. Les outils actuels ne sont pas optimisés pour un reporting fluide et la définition des indicateurs de pilotage reste à affiner.
  • ce nouveau Bureau, moins présent physiquement, perturbe les relations traditionnelles entre les collaborateurs et l’instance d’administration. Le passage d’un mode de gestion familial à un mode de gestion plus structuré est parfois mal compris et donc, mal vécu.
Alysé audit

Dans un second temps, nous clarifions l’ensemble des interactions existant entre les différentes parties-prenantes. Afin de faciliter l’intégration de nouveaux membres de l’association et de nouveaux collaborateurs salariés, nous mettons à plat les interactions existantes entre organes d’administration, direction des EAJE, partenaires institutionnels et financiers (PMI, CAF…) et experts comptables. Nous synthétisons les attendus des partenaires financiers et formalisons le calendrier de gestion des EAJE.

Enfin, nous soumettons nos recommandations et proposons 6 axes de travail pour optimiser l’existant :

  1.  Revoir les interactions entre les directrices d’EAJE, le Bureau et l’assistante de gestion
  2. Définir le rôle et les missions attendues pour le poste d’assistante 
  3. Formaliser les attentes en termes de pilotage financier
  4. Moderniser les outils de gestion (logiciels)
  5. Créer un livret d’accueil avec un volet dédié aux nouveaux membres de l’association et l’autre aux nouveaux salariés des crèches
  6. Améliorer la communication externe des crèches pour faciliter les relations avec les partenaires institutionnels et attirer les talents

Un accompagnement au recrutement

Cette première étape permet ensuite de formaliser des fiches de postes :

  • Poste de Direction d’EAJE
  • Poste d’Assistante de Gestion
  • Poste de trésorier au sein de l’association

Ils en parlent mieux que nous !

La parole aux clients

"Nous avions besoin d'un regard extérieur pour analyser avec partialité nos modes de fonctionnement actuels. Cet audit nous a permis de prendre conscience des origines des dysfonctionnements actuels, de mettre sur la table des solutions et de donner à chacun l'occasion de partager ses envies et ses idées. Grâce au travail de Say Tomorrow, nous avons pu resserrer les liens entre le Bureau et les équipes terrain et poser les fondations d'une organisation pérenne permettant d'inscrire l'association Alysé dans l'avenir."
André-Pierre Charron
André-Pierre Charron
Président association Alysé

Vous vous reconnaissez dans ces enjeux ?
Contactez-nous !